Корпоративная карта позволяет сотрудникам оплачивать производственные расходы без использования наличных. Однако корректное отражение таких операций в 1С требует предварительной настройки. В противном случае расходы могут быть отнесены на затраты преждевременно либо остаться незакрытыми на подотчётном лице. В данной статье рассмотрен порядок настройки карты, отражения пополнения, списания средств и оформления авансового отчёта.
Ключевой принцип учёта
Корпоративная карта не является отдельным объектом учёта и не относится к доходам сотрудника. Средства на карте квалифицируются как подотчётные суммы. До предоставления сотрудником подтверждающих документов все операции по карте отражаются как его задолженность перед организацией (счёт 71). Расходы признаются в учёте только после оформления авансового отчёта.
Таким образом, последовательность операций всегда едина: выдача подотчёта — расходование средств — отчёт сотрудника. Нарушение этой последовательности приводит к искажению данных на счёте 71 и к ошибкам в учёте затрат.
Шаг 1. Настройка карты
Настройка выполняется однократно и определяет корректность всех последующих операций.
Откройте карточку организации: «Главное» → «Организации» → «Банковские счета».
Выберите счёт, к которому привязана карта. В карточке счёта установите флажок «К счету привязаны корпоративные карты».
В табличной части укажите номер карты и подотчётное лицо — сотрудника, который будет ею пользоваться. Данный сотрудник будет отражаться во всех проводках по карте.
При наличии нескольких карт рекомендуется заводить каждую отдельно. Это обеспечивает корректную аналитику и упрощает контроль расходов, особенно если сотруднику выданы карты под разные направления затрат.
После сохранения настроек программа автоматически подставляет необходимые счета при создании документов, что снижает риск ошибок при ручном вводе.
Шаг 2. Пополнение карты
Если для карты открыт отдельный счёт, необходимо выполнить перевод.
Раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание».
Вид операции — «Перевод на другой счёт организации». Укажите счёт-источник и счёт-получатель. Статья движения денежных средств выбрать Внутреннее перемещение денежных средств. После проведения формируется проводка Дт 55.04 Кт 51.
Как правило, пополнение производится периодически либо под конкретную задачу. Это позволяет контролировать остаток и своевременно выявлять некорректные списания.
Шаг 3. Списание средств сотрудником
Каждая операция по карте квалифицируется как выдача подотчёта и отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу».
Заполните банковский счёт карты и сумму. Статья расходов денежных средств укажем Выдача подотчетных сумм.
Формируется проводка Дт 71.01 Кт 55.04. С этого момента у сотрудника возникает обязанность отчитаться за полученную сумму.
Загрузка банковской выписки. При большом количестве операций ручной ввод нецелесообразен. В разделе «Банковские выписки» предусмотрена загрузка файла из интернет-банка, по результатам которой программа автоматически формирует документы. Требуется лишь проверить корректность подстановки подотчётного лица и назначения аванса.
Шаг 4. Авансовый отчёт
По предоставлении сотрудником подтверждающих документов оформляется «Авансовый отчёт» (раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты»).
Укажите подотчётное лицо. На вкладке «Авансы» добавьте документ списания, которым были выданы средства. На вкладках «Товары» или «Прочие» внесите данные о приобретениях: номер чека, сумму, счёт затрат (26, 44, 10, 60).
После проведения формируются проводки:
-
Дт 26 (44, 10, 60) Кт 71 — отнесение расходов на затраты.
Если сотрудник израсходовал больше средств, чем было доступно на карте, и возместил разницу из личных средств, в отчёте формируется проводка Дт 71 Кт 50 (51) на сумму возмещения.
При возврате товара, средства возвращаются на карту, что отражается документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от подотчётного лица». Если расход уже был проведён в авансовом отчёте, требуется предварительное сторнирование.
При увольнении сотрудника или прекращении использования карты остаток средств возвращается на основной счёт, карта помечается недействующей. Все открытые авансовые отчёты подлежат закрытию до этого момента.
Типовые ошибки
Отнесение расходов на затраты без авансового отчёта. Нарушает методологию учёта: расходы не подтверждены документально, что создаёт риски при проверках.
Незаполненная вкладка «Авансы». Приводит к тому, что задолженность сотрудника не закрывается и длительное время числится на счёте 71.
Учёт корпоративных карт в 1С строится на одном принципе: любая трата с карты — это подотчёт, который закрывается только авансовым отчётом. Пока документ не оформлен, сумма числится как задолженность сотрудника, и никакие проводки по затратам не формируются.
Если карта настроена правильно, а отчёты оформляются в срок, участок перестаёт быть проблемным. Работа сводится к предсказуемой последовательности: загрузить выписку, проверить данные, закрыть отчёт. Настройка занимает несколько минут, но именно от неё зависит корректность всех последующих операций.
Контроль сроков и аналитики — не формальность, а способ избежать удержаний из зарплаты, «зависших» сумм на счёте 71 и вопросов при проверках. При соблюдении этих условий корпоративная карта работает так, как задумана: экономит время сотрудникам и не создаёт лишней нагрузки на бухгалтерию.
Остались вопросы? Свяжитесь с нами:
Телефон: +7 (968) 943‑16‑28
Email: info@it-lims.ru
Или заполните форму ниже — мы перезвоним в течение 15 минут.