В хозяйственной деятельности организаций часто возникает необходимость оперативного ввода информации с первичных документов, в частности с кассовых чеков, полученных сотрудниками при приобретении товаров, работ или услуг. Ранее процесс предполагал либо хранение бумажных носителей до момента их передачи в бухгалтерию, либо ручное воспроизведение реквизитов в учётной системе. С внедрением обновлённого функционала сервиса «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД) указанные операции существенно упрощаются: фотография чека, выполненная на смартфон, автоматически направляется в информационную базу 1С для последующего распознавания и создания учётного документа.
Настоящая статья содержит описание механизма работы данной возможности, перечень необходимых условий, пошаговую инструкцию по настройке и использованию, а также основные технические характеристики сервиса.
1. Целевая аудитория и область применения
Функционал предназначен для следующих категорий пользователей:
-
специалисты бухгалтерских и финансовых служб, заинтересованные в сокращении времени на ввод первичной документации;
-
руководители подразделений, осуществляющие контроль за расходами в режиме реального времени;
-
сотрудники, деятельность которых связана с частыми выездными расходами (водители, курьеры, менеджеры по закупкам).
Ключевое преимущество реализации — отсутствие необходимости в стационарном сканирующем оборудовании; для выполнения операции достаточно мобильного устройства с установленным приложением.
2. Технические предпосылки внедрения
Нововведение доступно в программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с редакции 3.0.196. Передача фотографий документов в сервис 1С:РПД осуществляется через мобильные приложения «1С:Бухгалтерия», «1С:БизнесСтарт», а также через отдельное бесплатное приложение «1С:Сканер документов» (предназначено для отправки документов от сотрудников и контрагентов).
3. Порядок настройки и использования сервиса
3.1. Активация сервиса 1С:РПД
Сервис предоставляется пользователям, имеющим действующую подписку 1С:ИТС. Для ознакомления доступен тестовый период, включающий распознавание первых 250 страниц без дополнительной оплаты.
В интерфейсе программы 1С необходимо перейти в раздел «Продажи» / «Покупки» → «Сервис» → «Распознавание документов» и выполнить подключение сервиса с выбором тарифного плана.
3.2. Настройка мобильного приложения
Для подключения мобильного устройства требуется:
-
установить приложение «1С:Сканер документов» из официального магазина приложений (App Store или Google Play);
-
в рабочем месте 1С:РПД активировать кнопку «Мобильные приложения», затем «Добавить»;
-
указать учётную запись пользователя и сгенерировать ключ доступа или QR-код;
-
передать полученный ключ сотруднику для ввода при регистрации в мобильном приложении.
3.3. Процесс съёмки и отправки документа
Сотрудник, используя мобильное приложение, производит фотографирование кассового чека (допускается выбор ранее сохранённого изображения из галереи). Приложение поддерживает автоматическое определение границ документа, коррекцию освещения и режим автоспуска.
После завершения съёмки пользователь нажимает кнопку «Завершить», затем «Распознать». Документ направляется в облачный сервис 1С:РПД.
3.4. Обработка и загрузка данных в 1С
В рабочем месте 1С:РПД статус документа последовательно изменяется: «Отправляется» → «Обработка» → «Загружено». Сервис автоматически определяет тип документа (кассовый чек, товарная накладная, счёт-фактура и др.), извлекает реквизиты: дату, сумму, наименование контрагента, номенклатурные позиции. При этом фиксируется идентификатор сотрудника, инициировавшего отправку.
По завершении распознавания пользователь проверяет корректность извлечённых данных и формирует учётный документ в информационной базе 1С.
4. Технические характеристики и поддерживаемые форматы
Сервис «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД) поддерживает широкий спектр типов первичных документов и форматов загружаемых файлов. В таблице ниже приведены основные технические характеристики сервиса.
5. Заключение
Внедрение описанного функционала позволяет оптимизировать процесс обработки первичной документации за счёт сокращения ручного труда, минимизации ошибок при вводе данных и ускорения отражения хозяйственных операций в учёте. Решение не требует приобретения дополнительного аппаратного обеспечения и может быть протестировано в рамках бесплатного тарифа сервиса 1С:РПД.
Остались вопросы? Свяжитесь с нами:
Телефон: +7 (968) 943‑16‑28
Email: info@it-lims.ru
Или заполните форму ниже — мы перезвоним в течение 15 минут.