1С:Документооборот 8 ПРОФ. Коробочная поставка

1С Документооборот предназначается для решения задач выстраивания методологии и автоматизации учета документов, улучшения взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам;
• учет прав пользователей при доступе к документам;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио – и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• маршрутизация документов (настраивается по каждому виду документов);
• автоматизированная загрузка документов со сканера и из электронной почты;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия.

В «1С:Документооборот 8» принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам и отечественной делопроизводственной практике:

• ГОСТ Р 6.30-2003,
• ГОСТ Р 51141-98,
• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
• Требования ГСДОУ,
• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти,
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа с документами

«1C:Документооборот 8» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Хранение и права доступа

В конфигурации программы «1С:Документооборот 8» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации программы «1С:Документооборот 8» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.

Регистрация входящих и исходящих документов

«1C:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
• оповещение исполнителей,
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Сканирование

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.

Электронная почта

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

«1С:Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В конфигурации программы «1С документооборот ПРОФ» коллективная работа с документами существует в следующих бизнес-процессах:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Есть возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.

Поиск

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут использоваться в процессе поиска конкретного документа.

В «1С:Документообороте 8» есть полнотекстовый поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе имеется ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников. В разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Организация распределенной информационной базы

В «1С документооборот ПРОФ» предусматривается работа в режиме распределенной информационной базы. В том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Программный продукт  включает:

• Дистрибутивы платформы и конфигурации.
• Комплект документации.
• Программный ключ защиты.
• Регистрационную карточку с лицензионным соглашением.
• Почтовый конверт «1С» и текущий выпуск ИТС.

Программный продукт  обеспечивает работу прикладного решения на одном рабочем месте в один момент времени.

Для работы в многопользовательском режиме необходимо наличие у пользователей клиентских лицензий «1С:Предприятие 8».

Для работы в клиент-серверном режиме необходимо наличие у пользователей лицензий на сервер.

Компьютер пользователя

• Двухъядерный процессор Intel Pentium с тактовой частотой не ниже 2500 МГц.
• Оперативная память не менее 2048 Мб.
• Свободное место на жестком диске не менее 1 Гб.
• Монитор с диагональю 19 дюймов и разрешением экрана не меньше 1280*1024.
• Локальная сеть с пропускной способностью не ниже 50 мбитс.
• В случае использования печатных форм в формате *.doc необходим установленный Microsoft Office Word не ниже 2003.

Сервер

• Четырехъядерный процессор (Intel, Xeon) с тактовой частотой 2500 MГц, рекомендуется два и более процессоров.
• Оперативная память: 2048 Мб на требования ОС, плюс 512 Мбайт на каждого пользователя.
• SQL-сервер при количестве пользователей больше 5 или объеме базы данных больше 2 Гб. Это подразумевает наличие:
  • 1С:Предприятие 8.3. Лицензия на сервер (x86-64)
  • Сервер MS SQL Server Standard 2014 Runtime
• RAID 10, рекомендуем жесткие диски типа SAS 15k rpm.
• При невозможности установить RAID-массив, рекомендуется размещать базы на SSD-диске с интерфейсом SATA 3.0

Рекомендуемое программное обеспечение:

• Операционная система Microsoft Windows 2008R2/2012R2/2016 Server.
• MS SQL Server Standard не ниже 2008R2 Runtime для 1С:Предприятие 8.

Требования к платформе «1С:Предприятие 8.3»

• Версия платформы 8.3.10.2639, 32 бит.
  • Для работы требуются пользовательские лицензии на платформу 1С в количестве, равном количеству рабочих мест конфигурации.
• Работа в режиме «Управляемое приложение».
• Поддерживаемые операционные системы: //v8.1c.ru/requirements/.