В системе LIMS IT-LAB вышел новый модуль "Электронный архив".
Это достаточно функциональный модуль, который позволяет и формировать реестры, и подписывать их ЭЦП, и утилизировать.
Сейчас поделимся с вами информацией о том как в LIMS IT-LAB формировать отчеты по реестру архивов.
Отчет позволяет сформировать три вида реестров по архивным документам. Находится в подсистеме «Документы» - «Отчеты».
Как сформировать отчет
✅Перед формированием задаются параметры – все или выборочно: Период, Организация и лаборатория, Вид архивного документа, Вид отчета, Тип документов
Варианты отчетов
✅ 1. Реестр архивных документов
Этот отчет отвечает на вопрос: «Какие документы сейчас лежат в архиве и где именно?»
В реестре содержится список документов, находящихся в архиве, с указанием их местоположения, даты сдачи, срока хранения и ответственных лиц. Реестр позволяет быстро получить актуальную информацию по архивным документам лаборатории.
✅2. Реестр выдачи документов из архива
Этот отчет нужен для контроля за тем, кто и когда брал документы из архива.
Реестр показывает, какой документ выдан, кому, оригинал или копия, и был ли возвращен вернули документ или еще нет (если это копия, то возврат не требуется)
Этот отчет особенно актуален для бумажных документов, где важно знать, у кого в данный момент находится оригинал.
✅ 3. Реестр утилизированных документов
В данном отчете представлены документы, которые были утилизированы за определенный период.
В реестре фиксируются следующие сведения: какой именно документ был уничтожен, место его хранения до утилизации, предполагаемая и фактическая дата уничтожения, а также лицо, осуществившее процедуру.
Вывод:
Отчет «Реестр по архиву» предоставляет комплексную информацию о состоянии архивных документов, их выдаче и утилизации. Использование различных видов реестров позволяет эффективно контролировать движение документов и обеспечивать прозрачность процессов хранения, выдачи и уничтожения как электронных, так и бумажных документов.
Остались вопросы?
Свяжитесь с нами:
Телефон: +7 (968) 943-16-28
Email: info@it-lims.ru
Или заполните форму ниже — мы перезвоним в течение 15 минут.