Как понять, что складу уже нужна автоматизация?
6 главных признаков
Признак №0.5 — в целом наличие склада.
Прозвучит забавно, но довольно часто за склад начинают воспринимать просто каморку 5×5 метров с «кладовщиком», он же зачастую и владелец бизнеса. Если в каком-то помещении у вас лежит товар — это еще не значит, что у вас есть склад.
Бесспорно, даже при такой несложной структуре нужно вести хотя бы минимальный учет. Но в этом случае достаточно учета прихода и расхода товаров в рамках общей деятельности, и отдельной автоматизации складских процессов не требуется.
Исходя из этого, давайте поговорим о том, что такое склад на самом деле. Ведь не понимая сути, невозможно адекватно оценивать свои потребности.
Склад — это специально оборудованное помещение (или открытая площадка), предназначенное для приема, хранения, накопления, подготовки и последующей отгрузки товаров.
Теперь, когда мы получили полное определение, давайте выделим 6 признаков того, что ваш склад требует реальной автоматизации.
1. Усложнение складских процессов
В процессе торговой деятельности большинство компаний ограничиваются простыми операциями: приемка и отгрузка. Никаких других документируемых действий с товаром не производится.
Но если в рамках операционного учета вам требуется более подробный и поэтапный учет — это первый звоночек.
Что мы понимаем под «складскими» процессами? Вот лишь вершина айсберга:
Резервирование товаров. Ситуация знакомая: менеджеры продали 100 единиц, а на складе — только 50. Это классический провал в учете резервов (и видел я его такое количество раз, что давно перестал удивляться). Мы не можем оценить реальный свободный остаток, несем финансовые убытки из-за срочных дозаказов у поставщиков и репутационные потери из-за сорванных сроков. Без системы резервирования любой заказ превращается в русскую рулетку – а повезет ли мне сегодня или я опять попал на деньги и неприятные разговоры с заказчиком и поставщиком? (Хотя немного вру, поставщик точно будет рад)
Комплектация отгрузок. Схема «один заказ — одна отгрузка» довольно простая. Но если вы отправляете товары на транспортную компанию, сборка под каждый заказ создает хаос. Кладовщик бегает 20 раз за одним и тем же товаром, берет по 1 штуке, время теряется, логистика дорожает. Возникает потребность в консолидации — формировании отгрузок исходя из общей потребности. Это уже требует системы.
Работа с браком и возвратами. Сложный и трудоемкий процесс: большое количество документов, отдельная зона хранения, возвратная логистика. Отсутствие учета ведет к прямым убыткам: повторные отгрузки некачественного товара, пропущенные рекламационные периоды, когда претензию поставщику уже не предъявить.
Маркировка товаров. С 2019 года в России действует «Честный Знак». Если ваш товар подлежит маркировке (одежда, обувь, молочка, вода, лекарства и др.), вы обязаны вести учет каждого кода Data Matrix. В Excel это невозможно: сотни тысяч уникальных кодов, операции выбытия, списания, возвратов. Каждая ошибка грозит штрафами и блокировками. Без автоматизации вы рискуете не только деньгами, но и лицензией. (И никакого снисхождения Честный знак к вам не проявит, даже не надейтесь)
Кросс-докинг. Товар поступает на склад и сразу отгружается покупателю, минуя хранение. Эффективно, быстро, но очень сложно в учете. Нужно в реальном времени понимать: что пришло, что зарезервировано, что можно отправить. Без системы — путаница, потери, срывы. Автоматизация превращает кросс-докинг из головной боли в большое конкурентное преимущество, ведь вы можете минимум вдвое сократить количество операций от приемки до отгрузки.
2. Усложнение структуры склада
Появление полноценной иерархии: бригадир, кладовщики, зоны ответственности. Контроль за сотрудниками — лишь верхушка. Гораздо важнее — синхронизация.
Кто за какой стеллаж отвечает? Кто собирает заказы, а кто принимает поставку? Без системы информация передается устно или на бумаге. Ошибки становятся нормой, скорость падает, и кнутом эту проблему не решить. (Ваши сотрудники при наличии системы штрафов просто останутся без зарплаты, а значит очень скоро вы останетесь без сотруднико)
3. Рост складских ошибок и недостач
Вы замечаете: остатки в Excel и реальные коробки на стеллажах перестали совпадать. Постоянно что-то «теряется» при инвентаризации. Кладовщики тратят часы на поиск товара, который есть только на бумаге (и скорее всего уже сменил владельца).
Это прямая дорога к замороженным деньгам (неликвиды) и повторным закупкам того, что уже есть. Автоматизация с адресным хранением убивает эту проблему на корню.
4. Рост оборачиваемости и частоты поставок
Раньше вы принимали товар раз в неделю, а теперь — каждый день по 3–4 машины. Excel перестает успевать обрабатывать данные.
Приемка растягивается на часы, товар лежит в зоне приема, а не на стеллажах, отгрузки задерживаются. Склад перестает быть «активом» и становится «бутылочным горлышком» бизнеса. Без автоматизации вы физически не успеваете обрабатывать потоки.
5. Необходимость интеграции с другими системами
Особенно актуально для тех, кто работает с маркировкой, но проблема шире.
Помимо «Честного Знака», это интеграция с 1С, CRM, сайтом, ЭДО. Ручной перенос данных между ними — сотни часов работы и гарантированные ошибки. Одна опечатка в артикуле — и в ЭДО уходит не тот счет-фактура, контрагент не платит, бухгалтерия в ступоре.
Без автоматического обмена данными вы просто не успеваете обрабатывать документооборот.
6. Увеличение количества номенклатуры (НСИ)
50 позиций — вы помните все наизусть. 500 — уже путаетесь. 1500+ с разными характеристиками (цвета, размеры, артикулы, штрихкоды, поставщики) — Excel просто перестает работать.
Начинаются дубли: один и тот же товар заведен под двумя, тремя, а то и более именами. Кладовщик не может найти позицию, потому что в системе она «Кроссовки белые 42», а на коробке — «Sneaker Wht 42 RU».
Результат: ошибки в заказах, отправка не того товара, возвраты, недовольные клиенты. Вы тратите часы на поиск и исправление дублей, вместо того чтобы управлять ассортиментом. Без системы с контролем уникальности НСИ этот снежный ком будет расти с каждой новой поставкой.
Итог: когда пора действовать?
| Если вы узнали себя... | Ваши действия |
| В 1–2 признаках | Присмотритесь к процессам. Возможно, уже пора задуматься. |
| В 3–4 признаках | Пора считать убытки и выбирать систему. Вы теряете деньги каждый день. |
| В 5–6 признаках | Мне даже страшно представить какие убытки вы уже успели понести, вам точно нужна автоматизация |
Простой тест: откройте Excel с остатками. Задайте себе вопрос: «Сколько часов в неделю я трачу на поиск ошибок и исправление дублей?»
Если ответ больше 2–3 часов — вы уже переросли таблицы и пора бы задуматься над автоматизацией всего этого бардака.
Остались вопросы? Свяжитесь с нами:
Телефон: +7 (968) 943-16-28
Email: info@it-lims.ru
Или заполните форму ниже — мы перезвоним в течение 15 минут.