Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в такой программе, как «1С:Зарплата и управление персоналом» — это уже не тренд, а полноценный инструмент, представленный сервисом «1С: Кабинет сотрудника», который экономит время и избавляет от ошибок. В данном материале рассмотрим, как его быстро и правильно настроить.
Для начала выделим основные преимущества КЭДО:
Преимущества для компании:
-
Экономия времени: Сотрудники сами подают заявления через личный кабинет, кадровики тратят меньше времени на рутину.
-
Меньше ошибок: Шаблоны и автоматическая проверка данных снижают риск опечаток.
-
Удобный архив: Все документы хранятся в структурированном виде в единой базе, их легко найти.
-
Доступ 24/7: Сотрудники могут подписывать документы и запрашивать справки с любого устройства.
Важные ограничения: В бумажном виде по закону остаются приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и журналы по охране труда.
Далее разберём настройку подключения (по шагам):
Вся настройка происходит прямо в интерфейсе 1С:ЗУП.
Этап 1. Подключение сервиса «1С:Кабинет сотрудника»
1. В разделе «Кадры» нажмите «Сервис 1С:Кабинет сотрудника»:
2. Укажите адрес сервиса и название организации (их видят сотрудники). И также назначьте ответственного за кадровый учет и укажите его почту/телефон. Проверьте, что контактные данные ведены верно, от этого зависит успешное создание личных кабинетов, а также подключение сотрудников к самому сервису:
3. На заключительном шаге нажмите «Подключить». На почту придет приглашение для входа в личный кабинет ответственного лица.
Далее подтвердите регистрацию по ссылке из письма, затем установите пароль и введите код из SMS. После этих действий личный кабинет станет доступен:
Этап 2. Создание и регистрация кабинетов на сотрудников
Откройте из раздела «Кадры» - «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» и нажмите ссылку «Изменить настройку публикации»:
Данные выгружаются по принципу штатной структуры организации. Здесь флажками отмечаются должностные позиции, на которых в данный момент находятся сотрудники, чтобы в дальнейшем на основе этих данных сформировать личные кабинеты:
Имеется возможность как просмотреть публикуемые кабинеты, так и отключить непубликуемые:
Данные о публикуемых кабинетах следует записать, а затем выполнить обмен с сервисом:
Для ответственного лица в разделе «Кампания» будет отражена информация о сотрудниках и структуре компании:
А в разделе «Настройки» доступно администрирование кабинетов сотрудников. Помимо этого, раздел содержит ряд подразделов для администрирования, настроек согласования, уведомлений и обслуживания приложения:
В данном материале эти вкладки подробно не рассматриваются. Познакомиться с информацией подробнее можно в других статьях по теме «1С: Кабинет сотрудника» на нашем сайте https://it-lims.ru/ :
Личные кабинеты созданы, теперь следует удостовериться, что включена возможность самого КЭДО в настройках сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Раскройте группировку «Настройка» и установите флажок «Используется ЭДО»:
Также в последствии должны быть сформированы согласия сотрудников на присоединение к КЭДО. Согласия в дальнейшем потребуется для создания сотрудником персональной УНЭП – электронной подписи, используемой в сервисе для подписания документов:
Также для подписания и согласования кадровых документов ответственными лицами, должны быть загружены подписи таких лиц. Сделать это можно из раздела «Администрирование» - обмен электронными документами:
Для корректной проверки подписей сотрудников на рабочем месте требуется предварительно установить корневой сертификат. Сделать это просто: зайдите в личный кабинет ответственного лица, раздел «Настройки» - на вкладке «КЭДО» кликните «Скачать» и установите полученный сертификат на компьютер:
Для работы с сертификатами должна быть установлена программа криптопровайдер, такие как VipNet CSP или КриптоПро CSP версии 5.0 и выше:
Если всё прошло успешно, мастер импорта сообщит об этом:
Возвращаясь к согласиям: для работы с сервисом необходимы подписанные с обеих сторон согласия сотрудников на присоединение к сервису!
Чтобы согласия отправлялись сотрудникам автоматически при подключении к сервису, активируйте опцию «Автоматическое формирование согласий». Просмотреть весь список можно по ссылке:
Состояние приема должно быть в статусе «Согласие» и «Подтверждено»:
Подведём итоги:
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) в 1С:Зарплата и управление персоналом — это двухэтапный процесс, состоящий из юридической подготовки (разработка локального положения о КЭДО и получение согласий сотрудников) и технической настройки (подключение сервиса «1С:Кабинет сотрудника», публикация данных работников, интеграция электронных подписей).
Ключевые результаты внедрения:
-
Повышение эффективности: сокращение рутинной работы кадровиков, ускорение движения документов и минимизация ошибок за счет шаблонов и автоматических маршрутов.
-
Удобство для всех сторон: сотрудники получают круглосуточный доступ к документам и личным данным через любые устройства, а кадровая служба — к структурированному и легко доступному архиву в единой базе 1С.
-
Юридическая значимость: все операции фиксируются, а подписи (УНЭП для сотрудников) имеют юридическую силу, что подтверждено нормативной базой (ТК РФ и Приказ Минтруда).
Однако успех напрямую зависит от корректности выполнения всех шагов настройки. Ошибки на старте могут привести к сбоям. Поэтому, если у вас нет уверенности в своих силах, рекомендуется доверить интеграцию сертифицированным специалистам, например таким, как ООО «Компьютерные программы».
Сайт компании
Наши специалисты наглядно покажут и расскажут о работе в сервисе, и вы уже сразу ощутите и поймёте все преимущества перехода на КЭДО.