Электронные транспортные накладные (ЭТрН). Главные вопросы
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные перестают действовать. Все участники перевозок — от грузоотправителя до получателя — обязаны перейти на электронный документооборот (ЭТрН). Ниже приведем ключевые практические последствия этого требования.
1. Обязательно или нет? Сроки и исключения
-
Да, обязательно. Исключений практически нет. Единственное послабление: Минтранс может утвердить короткий перечень ситуаций, когда допустим бумажный вариант.
-
Ключевая дата: 1 сентября 2026 года. После этой даты перевозка без электронной накладной считается неоформленной — это грозит налоговыми рисками, штрафами и отказом контрагентов оплачивать услуги.
-
Поэтому готовиться нужно заранее, не дожидаясь осени.
2. Кого касается и какие документы переводятся в электронный вид
Участники перевозки выполняют следующие действия:
-
Грузоотправитель создаёт и подписывает ЭТрН.
-
Перевозчик принимает, проверяет и подписывает её, а также даёт доступ водителю.
-
Грузополучатель подписывает накладную при приёмке груза. Без его подписи перевозка юридически не завершена.
Кроме самой транспортной накладной, в электронную форму переводятся заказ-заявка, поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, авиа- и железнодорожные грузовые накладные. Весь пакет документов, который раньше водитель возил с собой в бумажном виде, теперь существует в единой электронной системе.
3. Как перейти на ЭТрН: пять шагов
1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) на руководителя. Если подписывать будет сотрудник — оформить на него машиночитаемую доверенность (МЧД).
2. Выбрать оператора ЭДО, аккредитованного Минтрансом (полный список на сайте Минтранса).
3. Подключить сервис (модуль для 1С, веб-кабинет, мобильное приложение для водителей).
4. Согласовать переход с контрагентами — обмен ЭТрН возможен только если все участники работают через аккредитованных операторов.
5.Обучить персонал (логистов, кладовщиков, водителей, бухгалтеров) работе в электронной среде.
4. Главное отличие ЭТрН от бумажной накладной
Бумажный документ допускал «ручные» правки: дописать ручкой, подписать задним числом, сделать пометку о расхождении. Электронная накладная работает строго по регламенту: каждое действие (создание, подписание, передача, изменение) фиксируется с датой и временем. Нельзя просто исправить запись. Если при приёмке обнаружено расхождение (недовес, бой), водитель фиксирует это в системе, после чего либо аннулируют текущую ЭТрН и оформляют новую, либо составляют отдельный электронный акт расхождений. ЭТрН нельзя «доделать по факту» — все данные должны быть корректны изначально.
5. Какие данные содержит ЭТрН (титулы и реквизиты)
ЭТрН состоит из четырёх обязательных титулов (электронных файлов, которые последовательно подписываются):
-
Титул 1 (грузоотправитель) — сведения об участниках, транспортном средстве, водителе, грузе, маршруте.
-
Титул 2 (перевозчик) — подтверждение приёма груза или фиксация расхождений при погрузке.
-
Титул 3 (грузополучатель) — подтверждение получения груза или отметка о расхождениях при выгрузке.
-
Титул 4 (перевозчик) — завершающее подтверждение выдачи груза.
Дополнительные титулы используются при необходимости:
-
титулы 5 и 6 — для фиксации стоимости перевозки;
-
титул 7 — при переадресации груза;
-
титул 8 — при замене водителя или транспортного средства в пути (эстафета).
По составу реквизитов ЭТрН повторяет бумажную накладную: наименование и ИНН организаций, ФИО и данные водительского удостоверения водителя, описание груза (наименование, количество мест, вес, упаковка), дата и время погрузки/выгрузки, номер рейса и заказа. Формат — XML, утверждённый ФНС.
6. Как заполняется ЭТрН
Процесс заполнения выглядит как цепочка последовательных действий.
Грузоотправитель заходит в систему оператора, создаёт ЭТрН и вносит все данные: о себе, о грузе (наименование, количество мест, вес), о перевозчике, о машине (госномер, марка) и о водителе (ФИО, права). Указывает дату и время погрузки, маршрут и пункт назначения, сведения о грузополучателе. Затем подписывает документ своей КЭП — это Титул 1, который автоматически отправляется перевозчику.
Перевозчик получает Титул 1, проверяет данные. Если всё верно, подписывает своей КЭП — это Титул 2. С этого момента груз принят к перевозке, а водитель получает доступ к ЭТрН (через мобильное приложение или QR-код). Если на погрузке есть расхождения (меньше груза, повреждена упаковка), перевозчик может отказаться от подписания до устранения проблем либо подписать Титул 2 с особыми отметками.
Водитель отправляется в рейс. При прибытии к грузополучателю он предъявляет электронную накладную. Грузополучатель (или кладовщик) открывает документ в своей системе, сверяет фактический груз с данными. При соответствии подписывает Титул 3, подтверждая получение. При расхождениях — подписывает с отметкой о характере и размере расхождений либо отказывается от подписи с указанием причины.
После подписи грузополучателя перевозчик ставит завершающую подпись — Титул 4, подтверждая выдачу груза. На этом же этапе при необходимости подписываются дополнительные титулы (например, об окончательной стоимости).
Особый случай — самовывоз. Если покупатель сам забирает товар со склада продавца, продавец создаёт ЭТрН, заполняет данные о грузе и машине покупателя, подписывает своей КЭП. При погрузке представитель покупателя (водитель или кладовщик) подписывает документ своей электронной подписью — одним действием подтверждая и принятие груза к перевозке, и его получение. Отдельных титулов перевозчика и грузополучателя здесь не требуется.
Изменения в пути. Если нужно изменить адрес доставки или получателя, грузоотправитель оформляет Титул 7 (переадресация), подписывает его и направляет перевозчику. Без этого титула изменение маршрута не имеет силы. При замене водителя или машины (поломка, смена смены) перевозчик оформляет Титул 8 (эстафету), фиксируя новые данные.
Таким образом, заполнение ЭТрН — это живой процесс с чёткой очерёдностью подписей, где каждый участник видит и подтверждает только свою часть.
7. Риски и как их избежать
-
Контрагент не перешёл на ЭДО. Включите в договоры условие об обязательном обмене ЭТрН через выбранного оператора. Иначе ищите другого партнёра.
-
У водителя нет смартфона или права подписи. Закупите бюджетные устройства, оформите на водителей МЧД на право подписи.
-
Расхождения при приёмке. Разработайте внутреннюю инструкцию по фиксации расхождений в интерфейсе оператора, проведите обучение.
-
Получатель затягивает подписание. Пропишите в договоре срок подписания (например, 2 часа после доставки). Если подпись не получена — считайте груз не принятым, начисляйте простой.
-
Не обновлена 1С. Свяжитесь с вашим интегратором — обновление конфигурации для работы с ЭТрН обязательно.
Что сделать руководителю уже сейчас
Назначьте ответственного за переход (главбух + логист). Составьте список всех контрагентов по перевозкам. Выберите оператора из реестра Минтранса и подключитесь до июля 2026 года, чтобы осталось время на тесты. Внесите в договоры пункты об ЭТрН и об ответственности за их отсутствие. Проведите обучение персонала.
ЭТрН — это не прихоть, а новый стандарт логистики. Кто подготовится заранее — ускорит расчёты и снизит издержки. Кто опоздает — рискует остановить перевозки в сентябре 2026 года.
Остались вопросы? Свяжитесь с нами:
Телефон: +7 (968) 943‑16‑28
Email: info@it-lims.ru
Или заполните форму ниже — мы перезвоним в течение 15 минут.