РГУП

Российский государственный университет правосудия (РГУП) — высшее учебное заведение юридического и экономического профиля, которое занимается подготовкой специалистов для судебной системы.

Учредителями Российской академии правосудия явились Верховный Суд Российской Федерации и Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Организация активно занимается издательской деятельностью. В университете создано Издательство РГУП (ранее РАП), которое выпускает научную, учебную, справочную литературу. Работает Интернет-магазин изданий Академии. Ежемесячно выходит научно-практический журнал «Российское правосудие».

Имеет 11 филиалов в рамках которых и был организован электронный документооборот, а не только как внутренняя система

Потребности в автоматизации

У организации уже был установлен документооборот 2.1. Дело в том, что в 2.1 нет модуля ЭДО. И для этого было принято решение перейти на Документооборот 3.0 со всеми нюансами и интеграциями с различными системами и между филиалами.

Специалисты ООО «Компьютерные программы» настроили бесшовную интеграцию, для создания документов из БГУ в Документообороте.  Таким образом, после создания в БГУ, документ по бесшовной интеграции попадает в документооборот. В документообороте при переходе в документ подтягиваются все необходимые реквизиты , создается печатная форма и в виде ПДФ документа прикладывается к документу.

Необходимость Документооборота в этой цепочке складывается в том, что документ, помимо отправки контрагенту, необходимо подписать ЭП всеми участниками движения документа. Например, если это Акт приемки товаров, работы или услуг, то перед тем, как документ попадет к контрагенту, его необходимо завизировать сотрудником , принимавшим товар, работу или услугу, его непосредственным руководителем, а так же Ректором университета.

Для обмена так же из БГУ в Документооборот был перенесен справочник контрагентов. Подключен оператор ЭДО. Для обмена с контрагентами из документооборота были разосланы приглашения к обмену, с каждым контрагентом отдельно настраиваются документы, которыми будет осуществляться обмен. Сотруднику, ответственному за обмен электронными документами с контрагентами выдали необходимые права (базовые права пользователя не предполагают доступ к модулю ЭДО).

Таким образом процесс движения документа выглядит так:

Документ создается и заполняется в БГУ - По бесшовной интеграции документ попадает в документооборот - Запускается обработка процесса, документ визируется у ответственных лиц и подписывается по итогу Ректором университета - далее документ по процессу "Исполнение" попадает к ответственному за ЭДО сотруднику, который, в свою очередь, так же визирует документ и подготавливает к отправке - пакет документов отправляется к контрагентам.