НИИЖБ им. А.А. Гвоздева

Будущее лабораторных испытаний: НИИЖБ им. А.А. Гвоздева и доработка 1С:УНФ — современное решение для точности и эффективности!

Меня зовут Коростиль Алеся, я представляю фирму-франчайзи 1С ООО «Компьютерные программы».

К нам в компанию обратилась организация АО «НИЦ «Строительство» (институт НИИЖБ им. А.А. Гвоздева).

НИИЖБ им. А.А. Гвоздева является одним из ведущих институтов, занимающихся задачами проектно-конструкторского и технологического направления развития бетона и железобетона. В составе НИИЖБ более 15 лабораторий, занимающихся различными направлениями по испытаниям, измерения, исследованиям и техническим сопровождением объектов строительства.

Организация обратилась с вопросом автоматизации деятельности испытательных лабораторий.

В начале обсуждения автоматизации деятельности лабораторий института, были проанализированы процессы работы, и как показал наш опыт, выявлены стандартные проблемы, существующие в большинстве как крупных лабораторий, так и узконаправленных.

Среди первостепенных задач, требовавших решения через внедрение автоматизации, организация выделила:

• сложный поиск и нецентрализованный учет эксплуатационной и метрологической документации на оборудование (включая утрату паспортов);
• отсутствие планового соблюдения сроков проведения периодических проверок оборудования;
• не документируемое перемещение оборудования между лабораториями и отсутствие информации о его текущем местоположении;
• ограниченный доступ к данным о технических характеристиках оборудования.

Следующим этапом работы было решение задач, связанных со сложной структурой института и многообразием функций сотрудников. Основные поставленные задачи заключались в следующем:

• четкое разграничение полномочий сотрудников в соответствии с направлениями работы каждой лаборатории и видами проводимых испытаний;
• сбор и систематизация документов, отражающих опыт, навыки и квалификации персонала;
• контроль за сроками и периодичностью аттестаций и повышением квалификации.

До автоматизации, часть процессов была реализована как в бумажном формате (ведение журналов и отчетов), так и с помощью программ WORD и EXCEL.

Для решения поставленных задач наша компания предложила автоматизацию на базе 1С:Управление нашей фирмой.

Чтобы окончательно утвердить наше решение, руководство НИИЖБ им. А.А. Гвоздева пригласило нашего специалиста провести демонстрацию системы для всех сотрудников института и ответить на возникающие вопросы.

Презентация программного обеспечения состоялась в конференц-зале института, где мы продемонстрировали основные функции 1С:Управление нашей фирмой и возможности автоматизации, а также представили наши предложения для эффективной реализации поставленных задач.

Участники мероприятия имели возможность задать вопросы и получить исчерпывающие ответы касательно работы в программном продукте.

Как мы реализовали проект

После обращения НИИЖБ им. А.А. Гвоздева первым этапом нашей работы стала разработка технического задания и оформление бизнес-процессов для автоматизации. Решение автоматизировать лаборатории выстраивалось в виде внесения в цифровую среду всей технической оснащенности, персонала, данных по испытаниям и последующего перехода одной из самых сложных по документообороту лаборатории в цифровую среду. В результате этой работы мы сформировали визуально отображенные бизнес-процессы, составили техническое задание с учетом всех функциональных требований лаборатории и подготовили план тестирования для проверки работоспособности программного обеспечения.

Учет оборудования лаборатории

За основу данной реализации специалисты ООО «Компьютерные программы» взяли учет основных средств. После работ по адаптации программного обеспечения сотрудники Лаборатории смогли:

• Для контроля над лабораторным оборудованием была разработана подсистема «Учет оборудования», которая включает: прием оборудования, перемещение, ремонт, модернизацию, инвентаризацию, плановые мероприятия, отдельно разработанный интерфейс метролога и прочие возможности.
• Вести учет карточек лабораторного оборудования, учитывая все требования ГОСТ ISO/IEC 17025 (а именно регистрировать следующие данные: метрологические характеристики, технические характеристики, прикреплять документацию и фото оборудования,  уточнять условия эксплуатации, местонахождение оборудования в режиме «одного окна»);
• контролировать сроки по метрологии посредством документа «Сертификаты», в котором можно указать информацию о поверках и калибровках оборудования с детализацией о номере поверки, виде сертификата, дате выдачи и возможности проверки через систему ФГИС АРШИН. Кроме этого, система автоматически фиксировала в карточке оборудования дату следующей поверки и формировала метрологу напоминание.
• Для контроля перемещения оборудования был адаптирован документ «Перемещение оборудования» и создан отчет «Журнал перемещения оборудования».

Администрирование системы

• Были разработаны индивидуальные роли и права для сотрудников Лаборатории, такие как: метролог, начальник лаборатории, менеджер по качеству. К каждой роли было добавлено описание о возможностях и ограничения роли, для корректной настройки доступа.

Учет персонала

Одним из интересных направлений была автоматизация учета сведений о персонале. В деятельности Лабораторий есть нюансы, которые касаются допусков к испытаниям, аттестаций и профессиональной подготовки. Мы учли все запросы лабораторий института, изучили внутренние положения и адаптировали функционал следующим образом:

• В справочник «Сотрудники» была добавлена возможность указывать идентификатор РАЛ – для будущего обмена данными с Федеральной службой аккредитации;
• Добавлена возможность учитывать стажеров Лаборатории и указывать их наставников;
• Реализована возможность работать с допусками в разрезе нормативных документов (методик испытаний);
• Реализован контроль функций сотрудника для дальнейшего формирования списка сотрудников с расширенной информацией о каждом.
• Реализован полноценный функционал по учету аттестаций, контролю периодичности и направления дополнительного образования, с возможностью указать необходимые сведения и оперативно найти и выгрузить требуемые документы.

Работа  с протоколами и электронными журналами

• Адаптировали по запросам ведение электронных журналов с возможностью подписи электронной подписью
• Автоматизировали работу протоколов испытаний также с возможностью подписи электронной подписью.

Результат

После реализации данного проекта по автоматизации лабораторий, произошли значительные изменения в работе лабораторий. Сотрудники лабораторий полностью перешли на цифровую среду, что исключило использование бумажных носителей, ускорило поиск и получение необходимых для работы сведений и информации. Автоматизация оборудования способствовала выявлению дополнительных возможностей в незадействованном оборудовании. Поиск местонахождения после перевода учета оборудования в цифровую среду сократился от нескольких дней, до пары минут.

Контроль метрологии по оборудованию, а также быстрый доступ к техническим характеристикам способствовал выявлению возможности по быстрой замене непригодного оборудования из одной лаборатории на аналогичный прибор в другой лаборатории.

Одним из самых заметных результатов стала значительная экономия времени: выдача протокола, которая ранее занимала целый день и требовала множества встреч и согласований, теперь происходит в течение 15-20 минут. Процесс автоматизации позволил улучшить общую эффективность работы, снизить вероятность ошибок и ускорить процесс взаимодействия между сотрудниками как одной лаборатории, так и между разными лабораториями института.