Эксклюзивный вебинар: «Электронный архив в LIMS IT-Lab: от подписи к безопасному хранению»
О чём этот вебинар
Если у вас документы вроде бы есть, но:
- нужный файл приходится искать по разным папкам
- оригинал иногда «куда-то делся»
- перед аудитом приходится срочно всё собирать
Если вы почувствовали, что это касается вас, мы расскажем, как организовать архив так, чтобы находить нужное легко и без лишних хлопот.
Длительность: 1 - 1,5 часа
Цеелевая аудитория: Руководители и специалисты испытательных лабораторий, технические директора, начальники лаборатории, инженеры и менеджеры, занимающиеся внедрением и улучшением лабораторных процессов.
Место проведения: ZOOM – встреча.
Спикеры
- Китаев Константин - к.б.н, консультант ИСС «Техэксперта» в области аккредитации лабораторий
- Завьялова Алена – руководитель отдела внедрения и автоматизации LIMS систем
- Ситникова Ирина– руководитель отдела продаж LIMS
- Голошумов Андрей – ведущий специалист отдела внедрения и автоматизации LIMS систем
Что будет на вебинаре
1. Вступление
- Контекст: Почему лабораториям сейчас важно переходить от «просто хранения PDF» к управляемому архиву?
- Проблематика: Риски проверок (ФСА, Росприроднадзор и прочие), потеря юридической силы документов, путаница с версиями.
- Цель вебинара: Показать нормативную базу, как объединить процесс подписания и архивирования в единый контролируемый контур.
Блок 1: Требования к управлению записями, архивному хранению и электронной подписи: ГОСТ 17025, Приказ 707, 125-ФЗ и 63-ФЗ (30 мин)
- Требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 к управлению записями
- Требования Критериев Аккредитации (приказ Минэкономразвития 707) к архиву документов (и записей)
- Требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 к техническим записям
- Архивное хранение в соответствии с 125-ФХ и Приказом Росархива от 31.07.2023 №77
- Понятие резервное копирование
- Особенности использования электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ.
Блок 2: Электронная подпись как стартовая точка. Как подписывать и не бояться?
В большинстве лабораторий наблюдаются трудности с организацией документов.
Электронные документы:
- один файл хранится на электронной почте сотрудника Петрова,
- другой — на флеш-накопителе Семёновой,
- третий расположен в сетевой папке «Архив_старый_не_трогать_2»,
- четвертый размещен на рабочем столе стажёра.
Бумажные документы:
- журнал выдачи ведется вручную,
- оригинал договора отсутствует и неясно, где находится,
- перед аудитом возникает необходимость сортировки большого количества документов.
В подобных условиях поиск одного протокола может занять значительное время. Помимо потерь времени существуют серьезные риски:
- отсутствие оригинала документа не позволяет подтвердить результаты,
- отсутствие нужного файла при проверке вызывает вопросы со стороны надзорных органов,
- преждевременное уничтожение документов приводит к необходимости предоставлять объяснения.
Для решения этих задач был разработан модуль архива, который обеспечивает упорядоченное и безопасное хранение документов для организации эффективной работы.
Блок 3: Что такое архив в LIMS IT-Lab
Модуль «Электронный архив» представляет собой дополнительную функцию, интегрируемую в существующую платформу LIMS IT-Lab, а не её замену.
- Установка архива занимает всего один день.
- Рабочие процессы остаются прежними.
- Нет необходимости немедленно переносить все файлы.
Это решение удобно тем, что файлы можно загрузить, отправить в архив и быть уверенным, что найти нужные документы не составит труда.
Отметим, что модуль реализуется как отдельная опция, поскольку архив требуется не каждой лаборатории: для одних достаточно общей папки, другим важно специализированное хранилище.
Если ваши задачи соответствуют этому описанию, вероятно, архив будет полезен и вашей лаборатории.
Блок 4 Жизненный цикл: от выдачи до утилизации
- Рассмотрим вопрос контроля выдачи бумажных оригиналов документов. Как осуществляется фиксация получения оригинала в настоящее время? Используется ли для этого тетрадь, электронная таблица на общем диске или письменные заметки?
- В модуле «Электронный архив» утилизация документов — это строго регламентированный процесс, а не простое нажатие кнопки «Удалить навсегда». Система автоматически отслеживает сроки хранения каждого документа и предупреждает о преждевременной утилизации, информируя пользователя при попытке удалить документ до истечения установленного срока.
- Формирование отчетности внутри архива (реестр утилизированных документов, реестр выдачи документов, реестр архивных документов)
- Электронная подпись документов.
- Преимущества электронного архива: поиск документов, учет выдачи бумажного архива, восстановление случайно удаленного файла, аудит и проверки, версии и прочие.
- Участники могут задать вопросы по теме вебинара.
- Обсуждение интересных кейсов и дополнительных вопросов аудитории.
В завершение, участники получают следующие бонусы:
- Презентацию вебинара и дополнительную информацию по теме.
- Сертификат об участии в вебинаре.
- Скидку до 25% на продукты LIMS систем.
Регистрируйтесь по форме внизу.